DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica Al contestar refiérase al oficio Nro. 09151 26 de setiembre, 2011 DFOE-DL-0814 Señora Juanita Villalobos Arguedas Presidenta del Concejo Municipal Señor Álvaro Jiménez Cruz Alcalde Municipal MUNICIPALIDAD DE MONTES DE ORO Estimados señora y señor: Asunto: Sobre el nombramiento interino del Auditor Interno en la Municipalidad de Montes de Oro. Para que lo haga de conocimiento del Concejo Municipal en la sesión próxima inmediata al recibo de este oficio, nos referimos a los oficios Nros. 134-SM-2011 y 482-A.M.-2011 de 1 y 6 de setiembre de 2011, respectivamente, mediante los cuales se consulta a esta Contraloría General el procedimiento a seguir para el nombramiento interino del Auditor Interno de la Municipalidad de Montes de Oro, dado que se concedió permiso sin goce de salario a la titular de ese puesto. En atención a la consulta planteada, debe advertirse que en el ejercicio de la potestad consultiva de la Contraloría General, regulada en el artículo 29 de la Ley Orgánica (Ley Nro. 7428 del 4 de setiembre de 1994) y la Circular Nro. CO-529 publicada en el diario oficial La Gaceta Nro. 107 del 5 de junio de 2000 (disponible en la página web www.cgr.go.cr), el órgano contralor no tiene por norma referirse a casos y situaciones concretas. Este proceder, se fundamenta en el interés de no sustituir a las entidades consultantes en la solución o respuesta de asuntos propios de su competencia y evitar, además, el riesgo que genera emitir un pronunciamiento en punto a situaciones o casos específicos cuyas particularidades y detalles se desconocen, lo cual imposibilita rendir un criterio completo y suficientemente informado. Interesa señalar que en la Circular citada se establ ...

DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No. 09146 26 de setiembre del 2011 DCA-2465 Señor Álvaro Jiménez Cruz Alcalde Municipalidad de Montes de Oro Estimado señor: Asunto: Se deniega el refrendo al convenio suscrito entre la Municipalidad de Montes de Oro y la empresa Manejo Integral Tecno Ambiente S.A. – Se da respuesta a su oficio AM-466-2011, mediante el cual requiere al órgano contralor, se otorgue refrendo al convenio suscrito entre la Municipalidad de Montes de Oro y la empresa Manejo Integral Tecno Ambiente S.A., el cual tiene por objeto normar entre ambos, los compromisos adquiridos en el estudio de impacto ambiental, gestionado por el segundo de ellos ante la Secretaría Técnica Ambiental, resolución No. 2972-2009. I. Sobre la presente gestión Según se expone en la nota AM-466-2011, así como de la lectura del convenio remitido se indica que la empresa Manejo Integral Tecno Ambiente S.A. desarrolla en la actualidad el Proyecto “Relleno Sanitario Parque Ecoindustrial Miramar”, empresa que gestionó ante la Secretaría Técnica Ambiental, en adelante SETENA, el respectivo estudio de impacto ambiental y la declaración jurada de compromisos ambientales, habiendo según se indica en el convenio, asumido, entre otras, las siguientes obligaciones: • La empresa colaboraría con la Municipalidad de Montes de Oro en la búsqueda de un sistema de abastecimiento de agua para las familias residentes en el sector conocido como “punta de plancha”, de forma tal que entre la Municipalidad, la empresa, el Ministerio de Vivienda y las familias interesadas se encuentra una solución integral al problema; • La empresa y la Municipalidad de Montes de Oro aprobarán los proyectos de interés comunal y ambiental que presentará la Unión Cantonal de Asociaciones de Desarrollo Comunal del Cantón de Montes de Oro, a ejecutar en la zona de influencia, los cuales serán financiados – según se ...

DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio Nº 07674 19 de agosto, 2011 DCA-2118 Señora Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL Estimada señora: Asunto: Se deniega autorización para realizar un procedimiento de contratación directa para la compra e instalación de un ascensor. Damos respuesta a su oficio JA-370-2011 de fecha 5 de agosto del año en curso, mediante el cual solicita la autorización de esta Contraloría General para que la Junta Administrativa del Archivo Nacional pueda realizar un procedimiento de contratación directa para la compra e instalación de un ascensor. I. Antecedentes y justificaciones de la solicitud: Como razones dadas para justificar la solicitud, indica lo siguiente: Que el equipo actual ha cumplido su vida útil y es el único ascensor con que cuenta la institución. Que este equipo es requerido para facilitar el acceso a los usuarios de la institución, en especial tomando en cuenta lo planteado en la Ley 7600. Que el ascensor actual de marca Otis ha sido revisado por la empresa Otis de Centroamérica S.A. de C.V. y dicha empresa intentó infructuosamente de reparar un daño en la tarjeta controladora, incluso enviaron dicha tarjeta a los talleres de la fábrica en Guatemala y México, en donde tampoco pudieron efectuar la reparación requerida. Que la Administración ha realizado el estudio de mercado correspondiente entre las empresas Thyssenkrupp, Casa Confort y Elevadores Schindler a quienes se estaría cursando invitación en caso de aprobarse la modalidad de contratación. Que actualmente se encuentra en trámite la solicitud ante la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, de la aprobación del presupuesto que se estaría utilizando para afrontar esta inversión, no obstante de utilizarse el procedimiento de licitación abreviada que 2 corresponde ...

DIVISION DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio Nº 07722 19 de agosto, 2011 DCA-2132 Señor Álvaro Jiménez Cruz Alcalde Municipalidad de Montes de Oro Estimado señor: Asunto: Se imprueba la gestión presentada vía oficio AM.445-2011. – Nos referimos a su oficio AM.445-2011, mediante el cual solicita el refrendo del convenio suscrito entre esa Municipalidad y la empresa Manejo Integral Tecnoambiente SA., con el objeto de “normar los compromisos adquiridos en el estudio de impacto ambiental”. Al respecto ha de indicarse que los alcances de la competencia que tiene este órgano contralor en materia de refrendo, están definidas en el Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, publicado en La Gaceta No. 202 el día 22 de octubre del 2007. En dicha normativa se establece cuales contratos, según su naturaleza y cuantía requerirán del refrendo contralor o la aprobación interna de la Administración para obtener su eficacia. Adicionalmente se establecen los requisitos que deben cumplir la solicitud de refrendo que se presente ante esta Contraloría General, siendo que algunos de ellos se omiten con su gestión. Adicionalmente téngase en consideración que la solicitud planteada no refiere a una norma jurídica expresa que respalde el acuerdo de las partes. De seguido un detalle de la información omitida en este trámite: - se aporta copia de un documento denominado “convenio”, no su original; - no se aporta el expediente administrativo que respalde los actos que anteceden el supuesto acuerdo de voluntades; - no se aporta criterio jurídico que avale lo realizado; - el documento se denomina “convenio” y no contrato, sin que quede claro si su objeto es la prestación de un servicio o no; 2 - no se conoce cual es el trámite licitatorio o la causal de contratación directa, que respalde o dé origen a dicho ac ...

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr S : http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica Al contestar refiérase al oficio Nro. 07189 5 de agosto, 2011 DFOE-DL-0625 Señor Álvaro Jiménez Cruz Alcalde Municipal MUNICIPALIDAD DE MONTES DE ORO Puntarenas Estimado señor: Asunto: Emisión de criterio solicitado por la Municipalidad de Montes de Oro en torno a la procedencia de aprobar presupuesto extraordinario del Comité Cantonal de Deportes. Se atiende su oficio Nro. 272-AM-2011, de fecha 24 de mayo de 2011, recibido el pasado 14 de junio del año en curso, mediante el cual señala que el Comité Cantonal de Deportes incumplió con el plazo de entrega del programa anual de las actividades, obras e inversión, el cual debía ser entregado en el mes de julio, y fue presentado el 27 de setiembre de 2010, para incorporarlo en el proyecto de presupuesto ordinario. Además, expone que el Concejo aprobó en forma tardía dicho documento (24 de enero de 2011). Asimismo, indica que presentó formal veto contra el acuerdo mediante el cual el Concejo Municipal aprueba el presupuesto ordinario de ese Comité, alegando razones de ilegalidad e inoportunidad, por cuanto considera que riñe con lo dispuesto en el artículo 172 del Código Municipal. Dicho veto está pendiente de resolución por parte del Tribunal Contencioso Administrativo. En virtud de lo expuesto solicita a este órgano contralor criterio con el propósito de que se “… aclare … si es procedente la aprobación del Presupuesto Extraordinario del Comité Cantonal de Deportes, que pretende incorporar recursos municipales de períodos anteriores, que no han sido utilizados, por la suma de 15.936.321.91 (sic), cuando el presupuesto ordinario no ha sido aprobado, por la situación descrita anteriormente y que está pendiente de que lo resuelv ...

DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No. 05503 21 de junio, 2011 DCA-1590 Señora Sandra Quirós Bonilla Presidenta JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL Estimada señora: Asunto: Se concede autorización a la Junta Administrativa del Archivo Nacional para iniciar varios procedimientos de contratación para la compra de bienes sin tener contenido presupuestario, de conformidad con lo establecido en los artículos 8 de la Ley de Contratación Administrativa y 9 de su Reglamento. Damos respuesta a su oficio JA-219 complementado con el oficio JAAN-249-2011 del 13 de junio último, mediante el cual solicita autorización de esta Contraloría General para que la Junta Administrativa del Archivo Nacional pueda iniciar varios procesos de contratación sin contar con los recursos presupuestarios respectivos. II.. AAnntteecceeddeenntteess yy jjuussttiiffiiccaacciioonneess ddee llaa ssoolliicciittuudd:: Como justificaciones de su solicitud nos indica lo siguiente: Que mediante el oficio DM-1350-2010 del 22 de noviembre del 2010, el Archivo Nacional gestionó ante la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria el levantamiento del límite presupuestario establecido para el Archivo Nacional para el año 2011, ello mediante el Decreto Ejecutivo No. 35821-H. Que dentro de los 223.5 millones de colones excedidos en el límite autorizado se encuentran dos proyectos que son prioritarios para el Archivo Nacional, a saber: • Código 1.08.01: Impermeabilización y reparaciones de techos de los depósitos de documentos del Archivo Nacional, por un monto de ¢23.000.000. • Código 5.01.01: Sustitución de la planta eléctrica del Archivo Nacional, por un monto de ¢50.000.000. Que el 14 de marzo del 2011, se le solicitó a la Directora de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria un segundo aumento del límite presupuestario, y en el cual se contemplan una s ...

DIVISIÓN JURÍDICA Al contestar refiérase al Oficio Nº 05358 16 de junio de 2011 DJ-0641-2011 Señora Juanita Villalobos Arguedas Secretaria Municipal Municipalidad de Montes de Oro Fax 2639-7623 Estimada señora: Asunto: Se emite criterio sobre la consulta planteada mediante oficio 49-SM-2011, referente a la posibilidad de cancelar sumas por servicios de taxi a los síndicos que habitan lejos del sitio en que se realizan las sesiones del Concejo Municipal Damos respuesta a su consulta en relación con el acuerdo del Concejo Municipal de Montes de Oro, adoptado por medio del inciso 12, capítulo VII, de la Sesión Ordinaria 14-11, del 4 de abril del 2011, en la que se nos consulta si procede la cancelación por concepto de pago de taxi a los síndicos que habitan lejos del lugar donde se celebran las sesiones municipales, por celebrarse las mismas en horas de la noche, considerando que no se cuenta con servicio de bus. I.- Aspectos preliminares: De previo a brindar una respuesta a la consulta, nos permitimos hacer de su conocimiento que esta Contraloría General no estila atender consultas sobre situaciones específicas o concretas, las cuales deben ser evacuadas por la administración activa en cada caso particular. Sin embargo, en virtud de la materia a tratar, y haciendo abstracción de cualquier caso concreto al que no corresponde referirnos por esta vía, nos emitir nuestro criterio sobre el particular, siendo claros en que -por las razones expuestas- no estamos atendiendo una situación específica, sino que tan sólo aportamos elementos de juicio generales que le permitirán a la administración alcanzar algún grado de claridad sobre el tratamiento –en general- del tema consultado.1 Sobre el particular, resultan aplicables el artículo 29 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, así como los lineamientos emitidos en la Circular CO-529 de 26 de mayo de 2000 para la ...

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr S : http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica Al contestar refiérase al oficio Nro. 03947 5 de mayo, 2011 DFOE-DL-0318 Señor Álvaro Jiménez Cruz Alcalde Municipal MUNICIPALIDAD DE MONTES DE ORO Puntarenas Estimado señor: Asunto: Aprobación del presupuesto extraordinario Nro. 1-2011 de la Municipalidad de Montes de Oro. Con la aprobación de esta Contraloría General, se remite el presupuesto extraordinario Nro. 1-2011 de esa Municipalidad, por un monto de ¢272.186.172,00. Al respecto se realizan las siguientes observaciones: La aplicación de los recursos provenientes de partidas específicas queda a entera responsabilidad de esa Administración verificar la finalidad exacta establecida en la ley que les da origen. Asimismo, será responsable de velar porque esos recursos se administren tal y como lo establece la Ley Nro. 7755, relativa al Control de las partidas específicas asignadas con cargo al Presupuesto Nacional, del 23 de febrero de 1998 además, deberán atender lo señalado en los artículos 7 y 25 de la Ley Orgánica de esta Contraloría General, así como las regulaciones contempladas en la Circular Nro. 14299 (DFOE-188-2001) del 18 de diciembre de 2001. Finalmente, se le recuerda que la ejecución presupuestaria es responsabilidad de la administración, por lo que cualquier error u omisión en que incurra este Despacho al tramitar el presente presupuesto, no faculta a esa Municipalidad a una ejecución en contra del bloque de legalidad. Atentamente, Lic. German A. Mora Zamora Gerente de Área HLC/GMT/GMZ/zwc ci Concejo Municipal de Montes de Oro Expediente PE-1-2011 Ni 6588 G: 2011002484-2 ] ...

DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No. 03983 05 de mayo, 2011 DCA-1174 Señora Guiselle Mora Durán Asesoría Legal Dirección General del Archivo Nacional Estimada señora: Asunto: Se concede refrendo de manera condicionada al contrato No. 01-2011 suscrito entre la Junta Administrativa del Archivo Nacional y la empresa Constructora Gonzalo Delgado Sociedad Anónima producto de la Licitación Pública No. 2010LN-000004-00300 para la “Construcción de III Etapa del Edificio del Archivo Nacional”, por un monto de ¢940,111, 026. 94, así como a la adenda No.1 suscrita el 1 de abril de 2011. Nos referimos a oficio No. AL-046-2011 mediante el cual remite para su correspondiente refrendo el contrato No. 01-2011 suscrito entre la Junta Administrativa del Archivo Nacional y la empresa Constructora Gonzalo Delgado Sociedad Anónima producto de la Licitación Pública No. 2010LN- 000004-003000 cuyo objeto es la Construcción de la III etapa del Edificio del Archivo Nacional. Asimismo, nos referimos a oficio AL-66-2011 mediante el cual se remite la adenda No. 1 suscrita el 1 de abril de 2011 del contrato sometido a refrendo, producto de un requerimiento efectuado por este Despacho. Sobre el particular, ha de indicarse que este Despacho procedió al análisis del contrato y adenda indicados, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, análisis para el cual fueron examinados los aspectos que contempla el citado numeral, llegándose a la conclusión que el contrato y adenda se ajustan a lo allí dispuesto, y en razón de ello, se otorga el respectivo refrendo, sujeto al cumplimiento de una serie de condicionamientos, a saber: 1. Se entiende que la adenda No. 1 en nada modifica lo estipulado en el contrato No. 01-2011 salvo la eliminación total del contenido de la cláusula décima sétima ...

DIVISIÓN JURÍDICA Al contestar refiérase al oficio Nº 01194 11 de febrero de 2011 DJ-0153-2011 Señor Álvaro Jiménez Cruz Alcalde Municipal MUNICIPALIDAD DE MONTES DE ORO Estimado señor: Asunto: Consulta relacionada con el giro de recursos al Comité Cantonal de Deportes y Recreación. Se refiere este Despacho a sus oficios números AM-N°37-2011 y AM-55-2011 recibidos el 1° de febrero y el día 10 de febrero respectivamente, mediante los cuales formulan una consulta relacionada con el cual pone en conocimiento del órgano contralor el siguiente acuerdo adoptado por el Concejo Municipal de esa corporación: “El Concejo Municipal autoriza al Señor Alcalde Municipal, para que realice la consulta ante la Contraloría General de la República, en relación al caso del giro de los Recursos al Comité Cantonal de Deportes para el Período 2011, teniendo en cuenta los antecedentes del caso, según oficio N° AM-N°- 524-2010, enviada (sic) a la Lic. Dalia Pérez Ruiz-Auditora Interna”. CRITERIO DEL DESPACHO En atención a la consulta planteada, debe advertirse que en el ejercicio de la potestad consultiva de la Contraloría General, regulada en el artículo 29 de la Ley Orgánica (Ley Nº 7428 del 4 de setiembre de 1994) y la Circular Nº CO-529 publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 107 del 5 de junio de 2000, el órgano contralor no tiene por norma referirse a casos y situaciones concretas. Este proceder, se funda en el interés de no sustituir a las entidades consultantes en la solución o respuesta de asuntos propios de su competencia y evitar, además, el riesgo que genera emitir un pronunciamiento en punto a situaciones o casos específicos cuyas particularidades y detalles se desconocen, lo cual imposibilita rendir un criterio completo y suficientemente informado. 2 Ahora bien, interesa señalar que en la Circular antes relacionada se establecen algunos requisitos de obligado cumplimiento a ...